Cuidar do gerenciamento de qualquer tipo de documentação, das mais simples às mais complexas, já é algo que exige uma atenção especial dos profissionais responsáveis por essa tarefa nas empresas; mesmo quando falamos de maneira mais específica sobre os contratos imobiliários, a dinâmica não é diferente.

Mas antes que você fique preocupado com o assunto, temos uma boa notícia: essa responsabilidade não precisa ser um bicho de sete cabeças! Existem desafios sim, mas também existem diversas técnicas e ferramentas que podem agilizar o processo de conclusão desses contratos com sucesso.

Para te ajudar a ficar bem-informado sobre esse tema tão importante, preparamos este conteúdo com informações valiosas que podem contribuir com o objetivo de trazer ainda mais praticidade à sua rotina de trabalho.

Aproveite a leitura!

Conheça os desafios que podem atrasar a conclusão dos contratos imobiliários

Antes de estabelecermos qual é a estratégia de gestão ideal para organizar os contratos da sua imobiliária, o primeiro passo é desvendar quais são os obstáculos que podem estar travando o bom andamento dos processos.

Pensando nisso, a melhor forma de iniciar este conteúdo é fazendo uma relação contendo alguns dos principais desafios que essas empresas podem encontrar em seu caminho. Confira cada um deles e descubra se sua empresa se enquadra nessa realidade! 

Ausência de um sistema de trabalho estruturado

Mesmo, hoje em dia, com tantas técnicas e ferramentas de organização disponíveis no mercado, encontrar empresas com dificuldades para definir prazos e prioridades é algo em comum.

A falta de controle e de uma metodologia de gestão eficiente, faz com que muitos processos não sejam concluídos de forma adequada ou no período previamente acordado, isso afeta não apenas a qualidade dos resultados, mas também a credibilidade da organização frente à concorrência e principalmente, ao seu público.

Questões jurídicas

Tanto nos processos de compra e venda quanto de locação de casas ou apartamentos, a discussão sobre a validade dos contratos digitais ainda representa um obstáculo significativo para muitas imobiliárias e escritórios jurídicos.

No dia a dia, essa postura antiquada exige que os documentos sejam assinados a caneta e autenticados presencialmente em cartório, além das inúmeras, fotocopias de documentos que são usados no cadastro do pretendente.

Problemas na revisão dos documentos

Antes de serem devidamente aprovados, é muito comum que os contratos passem por diferentes departamentos da imobiliária para que as informações sejam conferidas por um time diversificado de profissionais.

Embora essa dinâmica pareça positiva à primeira vista, a verdade é que esse trabalho muitas vezes reduz a agilidade do processo e não exclui a possibilidade de incongruências e falhas que prejudicam seriamente a conclusão dos contratos.

Falta de capacitação das equipes

Seguindo a máxima de que uma empresa é feita de pessoas, manter os colaboradores atualizados em relação aos novos procedimentos e ferramentas é indispensável para o bom andamento dos processos.

Afinal, sem um treinamento adequado e um investimento em aprendizagem contínua, os profissionais perdem a motivação e o engajamento em suas atividades, prejudicando a rotina como um todo.

Confira as vantagens de otimizar a gestão do ciclo de efetivação dos contratos imobiliários

Após conhecer os principais obstáculos que impedem uma evolução mais eficaz dos procedimentos necessários para concluir um contrato, vamos apresentar os benefícios que uma gestão otimizada pode trazer!

1 – Agilidade para os processos

A partir de um sistema organizado, com procedimentos e etapas pré-definidos, as imobiliárias podem otimizar diversos processos de rotina, permitindo que os corretores possam se dedicar a outras atividades mais estratégicas, como a prospecção de novos clientes. Mas para atingir esse objetivo, a adoção da ferramenta tecnológica adequada faz toda a diferença!

Com o suporte de uma ferramenta de IA devidamente programada, é possível contar com um acelerador para o processo de fechamento de contratos que vai identificar quais são os documentos necessários, realizar sua extração e preenchimento de forma automatizada, além de executar o processo de vistoria, agilizando o andamento dos processos jurídicos.

2 – Economia de recursos

Todo o processo que vai do relacionamento de todos os documentos necessários, controle do efetivo recebimento deles, averiguação da conformidade, da geração de um contrato à sua conclusão, envolve diversos custos como, horas de pessoas para solicitar, conferir, organizar e encaminhar, além da compra de papéis, canetas, clips, cartuchos de impressora e outros materiais de escritório, taxas de cartórios e correios, ou o pagamento de motoboys para entrega de documentos mais urgentes.

Com uma gestão eficiente e digital, auxiliado por módulos com inteligência artificial, a grande maioria desses gastos podem ser reduzidos e direcionados para melhorias dos processos internos da imobiliária.

3 – Segurança aprimorada

Outra grande vantagem de implementar um gerenciamento eficaz das atividades imobiliárias é o  aumento da segurança dos processos.

Isso acontece porque um sistema de gestão adequado garante que todos os arquivos sejam devidamente armazenados e identificados, evitando que os documentos se percam, sejam adulterados ou copiados sem autorização, expondo dados confidenciais tanto da empresa quanto de seus clientes.

4 – Mais produtividade para o dia a dia

A agilidade no andamento dos processos e o uso inteligente dos recursos, materiais e financeiros, quando somados, representam uma redução significativa no índice de falhas e retrabalhos.

O diferencial é um aumento na produtividade que traz resultados cada vez melhores para a imobiliária, trazendo impactos positivos no clima organizacional e refletindo diretamente na satisfação dos clientes.

Saiba como colocar esse processo em prática na sua empresa

Depois de conhecer os desafios e as vantagens de contar com uma gestão eficiente de contratos imobiliários, você pode estar se perguntando, mas como vou tirar esse plano do papel? Então, para finalizar este conteúdo com chave de ouro, vamos destacar neste tópico algumas dicas valiosas que vão otimizar os seus processos.

O primeiro ponto é entender quais são as necessidades do seu modelo de negócio e quais são os entraves processuais que estão prejudicando o andamento dos seus contratos. Se, por exemplo, a falta de outro documento do pretendente tem impactado no atraso da liberação do financiamento, na quantidade de vendas realmente efetivadas e consequentemente, podem atrasar a sua finalização.

Após essa avaliação, a próxima etapa é investir em uma tecnologia que ajude a ordenar as atividades realizadas pela imobiliária, automatizando as tarefas mais rotineiras e burocráticas para trazer mais praticidade ao dia a dia dos profissionais.

Falando em novas tecnologias voltadas ao trabalho do segmento imobiliário, poder contar com um suporte e uma parceria especializada no assunto é um fator que faz toda a diferença nessa equação!

Por isso, agora que você já conhece as vantagens de implementar uma boa gestão dos contratos imobiliários e sabe que as soluções certas podem trazer excelentes resultados, aproveite para conhecer a solução da Di2win

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